پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟
شماره گذاری صفحات، درج شماره ثبت شرکت و مهر اداره ثبت شرکتها توسط اداره ثبت شرکتها، بر روی کلیه صفحات دفاتر قانونی، پلمپ دفاتر قانونی نامیده میشود
برای دریافت دفاتر حسابداری پلمپ برای هر سال چقدر مهلت داریم؟؟
برای پلمپ دفاتر قانونی برای هر سال مالی، تنها تا پایان اسفند سال مالی قبل مهلت هست
آیا شرکتهای بدون فعالیت هم باید دفاتر پلمپ دریافت نمایند؟
بله اطلاعات بیشتر در این مورد را در متن مقاله بخوانید
پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهمترین تکالیف مالیاتی مودیان مشمول ارائه دفاتر قانونی است که در ماههای پایانی سال مالی قبل انجام میشود. اهمیت تهیه و ثبت درخواست دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر از این جهت است که ثبت رویدادهای مالی و حسابداری جز در دفاتر قانونی پلمپ شده در هیچ دفتر دیگری از نظر سازمان مالیاتی پذیرفته نیست. از این رو در این مطلب آموزش رایگان حسابداری قصد داریم شما را با کلیه مراحل و مدارک لازم جهت ثبت نام دفاتر قانونی و همچنین راهنمای پلمپ دفاتر 1403 آشنا نماییم. همراه ما بمانید.
آخرین مهلت پلمپ دفاتر قانونی 1403 پایان اسفند ماه سال 1402 است. بهتر است هر چه سریعتر نسبت به ثبت نام دفاتر قانونی 1403 و پلمپ دفاتر تجاری اقدام نمایید تا در زمان اجرای عملیات پایان سال حسابداری مجموعه خود، دغدغه کمتری داشته باشید.
پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟
به استناد ماده 6 قانون تجارت، مشمولین ارائه دفاتر قانونی موظفند، اطلاعات مالی و حسابداری خود را در دفاتر مورد تایید سازمان مالیاتی ثبت و نگهداری نمایند. این دفاتر همان دفاتر روزنامه و کل هستند؛ اما باید قبل از اینکه چیزی داخل آن نوشته شود، به تایید سازمان مالیاتی رسیده و توسط سازمان ثبت شرکتها پلمپ شوند.
پلمپ دفاتر روزنامه و کل با شمارهگذاری تمامی صفحات، درج شماره ثبت شرکت و مهر اداره ثبت شرکتها انجام میشود.
خوب است بدانید:
پلمب مُهر سربی کوچک سوراخداری است که بعد از بستن در جایی یا چیزی با نخ به آن وصل میکنند؛ تا از دستخوردگی در امان بماند. در اصطلاح عامه به جای کلمه “پلمب” از کلمه “پلمپ” استفاده میشود.
چه کسانی مشمول ارائه دفاتر قانونی هستند؟
بر اساس بند الف ماده 6 آییننامه اجرایی ماده 95 ق.م.م مورخ 1394/12/4، اشخاص زیر مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک هستند:
- اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
- کلیه اشخاص حقوقی
آیا دریافت دفاتر قانونی پلمب ضروری است؟
پلمب یا پلمپ دفاتر تجاری جهت شفافیت مالیاتی کسب و کارها انجام میشود. اهمیت دریافت دفاتر حسابداری پلمپ شده به اندازهای است که فعالان اقتصادی موظفند بلافاصله پس از ثبت شرکت، نسبت به ثبت نام دفاتر مالیاتی و پلمپ آن اقدام نمایند.
آخرین مهلت دریافت دفاتر پلمپ چه زمانی است؟
مشمولین دریافت دفاتر قانونی موظفند تا پایان اسفند ماه هر سال نسبت به ثبت نام دفاتر پلمپ سال بعد در سامانه پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایند.
جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی
در صورتی که مودی از پلمپ دفاتر قانونی خود خودداری نماید، مشمول جرایم زیر خواهد شد:
- عدم ارائه دفاتر قانونی و یا ارائه دفاتر نانویس، در حکم عدم ارائه دفاتر قانونی است که مطابق ماده 193 ق.م.م، مشمول جریمهای معادل 20% مالیات متعلق آن سال خواهد شد
- مطابق تبصره 1 ماده 146 مکرر ق.م.م، یکی از شرایط برخورداری از نرخ صفر و هر گونه معافیت یا مشوق مالیاتی، ارائه دفاتر قانونی مودی است؛ بدین ترتیب عدم تهیه و ارائه دفاتر قانونی، موجب لغو معافیتهای مالیاتی شخص خواهد شد
دقت کنید که عدم تهیه و ارائه دفاتر قانونی جریمهای سنگینتر از رد دفاتر قانونی دارد؛ جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی معادل 20% مالیات متعلق است اما جریمه رد دفاتر معادل 10% مالیات متعلق.
مدت نگهداری دفاتر قانونی
بر اساس ماده 13 قانون تجارت، مشمولین تهیه دفاتر قانونی موظفند اسناد و دفاتر قانونی خود را حداقل تا 10 سال نگهداری نمایند.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی
در گذشته ثبت نام پلمپ دفاتر به صورت حضوری و با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور انجام میشد؛ اما با پیشرفت عصر تجارت الکترونیک، کلیه مراحل درخواست دفاتر قانونی، از ثبت نام تا تحویل دفاتر به صورت الکترونیکی انجام میشود. مراحل پلمپ دفاتر قانونی 1403 به ترتیب زیر است:
- تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی 1403
- ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها
- پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1403
ثبت درخواست دفاتر قانونی سال 1403 با تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری انجام میشود. مراحل تکمیل این اظهارنامه به شرح زیر است:
1- مراجعه به سایت سازمان اسناد و املاک کشور، انتخاب گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی” در بخش “میز خدمات الکترونیک” و یا مراجعه مستقیم به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir/
2- شخصیت (حقیقی یا حقوقی) متقاضی پلمپ دفاتر قانونی را انتخاب نمایید.
! نکته: با انتخاب هر یک از گزینههای موجود (حقیقی و یا حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها، حقوقی در غیر مرجع ثبت شرکتها، شعبه حقوقی مرجع ثبت شرکتها) اطلاعات متفاوتی مورد نیاز است. دقت نمایید که ثبت اطلاعات نادرست موجب رد درخواست ثبت نام دفاتر پلمپ میشود.
3- در این مرحله بر اساس شخصیت متقاضی، اطلاعات مورد نیاز را تکمیل نمایید. این اطلاعات به شرح زیر هستند:
- اطلاعات مربوط به سال مالی: نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، شروع ماه مالی و شروع روز مالی
- اطلاعات هویتی متقاضی: تابعیت متقاضی، شناسه ملی و نام تجارتخانه و اطلاعات حوزه ثبتی تجارتخانه (برای اشخاص حقیقی)
- اطلاعات ارتباطی متقاضی: شماره تلفن همراه و شماره تلفن ثابت
! نکته: در مواردی که متقاضی اخذ دفاتر پلمپ، شخصیت حقیقی و یا شخصیت حقوقی ثبت شده توسط غیر از مرجع ثبت شرکتها باشد، تکمیل آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ضروری است. از آنجا که دفاتر صرفا در آدرس ثبت شده متقاضی تحویل داده میشود، تکمیل دقیق اطلاعات این بخش الزامی است.
4- در این مرحله اطلاعات اشخاص حقوقی تکمیل و تایید میشود؛ دقت نمایید در صورتی که اطلاعات نادرستی را ارسال نمایند، ویرایش اطلاعات ثبت شده تنها توسط حوزه ثبتی متقاضی انجام میشود.
5- پس از تکمیل و تایید کلیه اطلاعات، پذیرش موقت اظهارنامه پلمب دفاتر انجام شده و تکمیل کننده اظهارنامه موظف است اطلاعات خود را در سامانه ثبت نماید. دقت کنید که این شخص باید یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باشد.
6- در این مرحله اشخاص حقوقی باید اطلاعات دیگری را به شرح زیر تکمیل و تایید نمایند: در ابتدا باید نسبت به معرفی کلیه اعضای هیئت مدیره همراه با کلیه اطلاعات هویتی و محل اقامت آنها اقدام نمایید.
در ادامه باید نسبت به تعریف سمت هر یک از اعضای هیئت مدیره، زمان پذیرش سمت مربوطه و مدت زمان تصدی سمت آنها اقدام نمایید.
7- پس از تکمیل کلیه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی، باید نوع دفتر مورد نظر، تعداد جلدهای دفتر مالیاتی مورد نیاز و تعداد صفحات آن را ثبت نمایید.
نکته: برای هر یک از دفاتر کل و روزنامه و یا دفاتر خاص مورد نیاز کسب و کار باید به صورت مجزا فرم درخواست دفاتر پلمپ را تکمیل و ارسال نمایید.
8- در آخرین مرحله تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، پس از تایید صحت اطلاعات (اعم از اظهارنامه پلمپ دفتر تجاری و مدارک مورد نیاز)، با انتخاب گزینه “تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز” درخواست خود را نهایی نمایید.
ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها
نحوه ارسال مدارک پلمپ دفاتر قانونی برای اداره ثبت شرکتها، برای سال 1403 تغییر نموده است. برای ارسال مدارک و تکمیل فرآیند تهیه دفاتر قانونی، مودی موظف است اقدامات زیر را انجام دهد:
1- ثبت نام در سامانه “ثبت من” و ورود به حساب کاربری مودی
2- ورود به بخش “ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری”
3- انتخاب دکمه “اسناد قابل امضا” و یا کلیک بر روی دکمه زنگوله موجود در گوشه سمت چپ بالا برای مشاهده هشدار سند در انتظار امضا
4- انتخاب سند مورد نظر و کلیک بر دکمه “امضای سند”
5- اتصال توکن سخت افزاری به سیستم و تکمیل اطلاعات مورد نیاز
6- انتخاب گزینه “تایید امضا”
پس از امضای موفق سند، اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی شما در سامانه ثبت شده و با کمک شماره پیگیری نسبت به استعلام وضعیت دفاتر خود اقدام نمایید.
پرداخت هزینه پلمپ دفاتر
1- برای پیگیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر مجددا به سایت پلمپ دفاتر وارد شوید؛ سپس با ورود به بخش “پلمپ دفاتر”،کد پیگیری پلمپ دفاتر خود را درج نموده؛ روی عبارت “پذیرش نهایی” کلیک کنید.
2- در صورت تایید اطلاعات مندرج در اظهارنامه پلمپ دفاتر، مجوز پرداخت وجه و دریافت دفاتر پلمپ برای متقاضی صادر میشود.
3- در آخرین مرحله، با ورود به سامانه، وجه مورد نظر را پرداخت نمایید.
به این ترتیب اداره پست، دفاتر پلمپ شده را در آدرس درج شده در سامانه به مودی تحویل میدهد.
خوب است بدانید:
تا پیش از این مودیان موظف بودند اسناد و مدارک مورد نیاز جهت تایید صلاحیت و اصالت متقاضی را با کمک پست پیشتاز برای سازمان ثبت شرکتها ارسال نمایند. لیست مدارک مورد نیاز به شرح زیر بود:
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقیقی
- کپی کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی
- کپی پروانه کسب (یا هر مجوز موید قانونی بودن فعالیت اقتصادی مودی)
- پرینت اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با مهر و امضای متقاضی
- وکالت نامه معتبر (در صورت استفاده از وکیل یا نماینده حقوقی)
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقوقی
- کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- اصل وکالتنامه یا معرفینامه برای وکیل یا نماینده دریافت پلمپ دفاتر قانونی
- پرینت اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با مهر و امضای متقاضی
آیا شرکتهای بدون فعالیت باید دفاتر پلمپ تجاری دریافت کنند؟
متاسفانه برخی مدیران (پس از تاسیس شرکت) تصور میکنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسما آغاز نشده و درآمدی کسب نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست؛ یا در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را ثبت نمیکنند. این تصورات کاملا اشتباه است.
در مورد شرکتهای بدون فعالیت بهتر است بدانید:
- حداکثر پس از گذشت 2 ماه از تاسیس شرکت (ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها) باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایید
- “عدم فعالیت” برای عملکرد سال گذشته یک شرکت مورد پذیرش قرار میگیرد؛ نمیتوان نسبت به آینده یا سال مالی بعدی ادعای عدم فعالیت نمود
- شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بدون تشکیل پرونده ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی بیمعنی است
- مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان همان سال مالی است؛ در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی خواهد شد
- اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام میشود
- در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامهای که از سالهای قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نماید؛ تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود
- جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است؛ پس در هر سال دفاتر مالی شرکت را در زمان پلمپ دفاتر تهیه نمایید
به عنوان مثال عدم فعالیت سال 1402 ( اول فروردین تا آخر اسفند 1402) تا 31 تیر ماه 1403 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام میشود.
نکات و خطاهای رایج در پلمپ دفاتر قانونی
در ادامه 5 موضوع مهم که هنگام پلمب دفاتر قانونی با آن مواجه خواهید شد، بررسی میکنیم:
مهمترین علل رد درخواست پلمپ دفاتر
گاهی اوقات درخواست پلمپ دفاتر قانونی تایید نمیشود. از مهمترین دلایل رد درخواست میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- انقضای مهلت قانونی ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری
- عدم پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
خطای نامعتبر بودن کد پستی
اگر هنگام مراحل انجام پلمپ دفاتر به پیغام نامعتبر بودن کدپستی برخورد نمودید، باید به سامانه جامع ثبت شرکتها مراجعه نمایید؛ سپس نسبت به تنظیم صورتجلسه صحیح به منظور اعلام رسمی آدرس دقیق همراه با کدپستی معتبر اقدام نمایید.
هزینه پلمپ دفاتر قانونی
مبلغ قابل پرداخت برای پلمپ دفاتر بر اساس نوع دفتر قانونی مورد نظر، تعداد سفارش دفاتر قانونی و تعداد صفحات این دفاتر در هر سال متفاوت است.
تفاوت پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری
دفاتر قانونی همان دفاتر تجاری هستند؛ به همین ترتیب نحوه پلمپ دفاتر قانونی با پلمپ دفاتر تجاری هیچ تفاوتی ندارد.
تعداد دفعات مجاز برای ثبت درخواست دفاتر پلمپ
کلیه اشخاصی که موظف به ارائه دفاتر قانونی پلمپ هستند، در صورتی که طی سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفتر جدید باشد، میتوانند نسبت به ثبت درخواست برای دفاتر جدید با رعایت شرایط زیر اقدام نمایند (با رعایت مفاد آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م):
- درج تعداد و مشخصات دفاتر دریافتی در هر سال مالی در اظهارنامه مالیاتی
- الصاق دفعات ارائه دفاتر بر روی دفاتر
! نکته: در مواردی که مودی بیش از یک دفتر قانونی در یک سال دریافت میکند، باید دقت نمود که تاریخ تحریر تراکنشهای مالی با تاریخ پلمب دفاتر دریافتی همخوانی داشته باشد.
توصیه میکنیم جهت اطلاع از نکاتی که در زمان نوشتن دفاتر قانونی به آن دقت نمایید، مطلب نحوه تحریر دفاتر قانونی را مطالعه نمایید.
کلام آخر
پلمپ دفاتر قانونی تنها تکلیفی است که مودیان باید قبل از آغاز سال مالی آن را انجام دهند. این تکلیف قانونی یکی از مهمترین اقدامات مودی جهت شفاف سازی فعالیت اقتصادی خود نزد سازمان مالیاتی است؛ تا جایی که پذیرش کلیه درآمدها و هزینههای شرکت در گرو تایید دفاتر تجاری پلمپ شده آن است. اما تحریر صحیح دفاتر قانونی، در سایه آشنایی با اصول و قوانین حسابداری تعهدی امکان پذیر است که با کسب آموزش حسابداری به صورت اصولی و حرفهای دست یافتنی است.