توصیف سیستمهای کنترل داخلی
یکی از راههای شناخت ساختارهای کنترلی، توصیف آنهاست. برای مثال، فرض کنید حسابرسان داخلی یک ناحیه شهرداری تهران در حال رسیدگی به سیستم تعمیر و نگهداری خودروهای آن شهرداری میباشند. حسابرس داخلی برای انجام این حسابرسی باید عملیات مربوط، روشهای تعمیر و نگهداری و کنترلهای خاص مورد اعمال دراین روشها را به خوبی بشناسد.
برای تشریح ساختار کنترل از 3 روش زیر میتوان استفاده کرد:
1- شرح نوشته
2- نمودگر
3- پرسشنامه کنترلهای داخلی
شرح نوشته:
شرح نوشته سیستم کنترل داخلی، جزئیات عملیات را به صورت گام به گام و معمولاً به صورت بند بند یا رئوس مطالب، بیان میکند.
نمودگرها:
برای ترسیم نمودگر هر مجموعهای از روشها لازم است دو مدل نمودگر و اجزا و علایم مورد استفاده در هریک را بشناسیم. نمودگر به یکی از دو شکل زیر تهیه میشود:
1- نمودگر افقی یا نمودگر سیستم
2- نمودگر عمودی
نمودگر افقی یا نمودگر سیستم، دوایر یا وظایف مختلف را به صورت افقی و در سطر بالا نشان میدهد. نمودگر، نقاط خاص کنترلی موجود درسیستم را مشخص میکند.
نمودگر عمودی به ویژه برای نشان دادن رئوس عمده روشها به صورت گام به گام، رسم میشود و لزوماً عناصر تشکیل دهنده سیستم را به روشنی نمودگر افقی نشان نمیدهد.
علائم متداول در ترسیم نمودگر افقی:
1- خطوط راهنما
2- راهکارهای گوناگون
3- پایان و خروج از سیستم
علائم متداول در ترسیم نمودگر عمودی:
1- مدرک: هرگونه سند، مدرک و گزارش مانند فاکتور فروش
2- بایگانیگستر: بایگانی اسناد و فایلهای کامپیوتری، مانند بایگانی نسخه دوم فاکتور فروش به ترتیب شماره
3- ورودی/خروجی: اطلاعات ورودی به سیستم یا خروجی از آن، مانند رسید مشتری یا سفارش فروش
4- خطوط راهنما: نشاندهنده مسیر گردش اسناد یا اطلاعات
تهیهکنندگان نمودگر ممکن است از علائم نمودگر افقی در ترسیم نمودگر عمودی استفاده کنند یا برعکس، بدلیل متفاوت بودن سلیقهها در انتخاب علائم، بهتر است هر علامت انتخابی برای ترسیم نمودگر به روشنی در نمودگر تعریف شود.
ترکیب نمودگر و شرح نوشته
بیشتر حسابرسان داخلی برای تشریح سیستم کنترل داخلی، از ترکیب نمودگر با ترکیب شرح نوشته استفاده مینمایند.
تهیهکنندگان شرح نوشته کنترل داخلی سیستمهای گوناگونی دارند، یکی ممکن است تنها یک شرح نوشته کامل تهیه نماید و دیگری نیز ممکن است همین کار را بکند امّا به شکلی دیگر. هیچ راه یگانهای برای توصیف ساختار کنترل داخلی وجود ندارد و سیستمها نیز مطرح میشود اما نکته اصلی در هر نوع توصیفی، روشنی مطلب است. تهیهکننده موظف است عملیات و کنترلهای مربوط را چنان به درستی بیان کند که نه تنها خودش آنرا بفهمد بلکه کسی که میخواهد این مدارک را رسیدگی نماید نیز به آسانی آن را درک نماید.
پرسشنامه کنترلهای داخلی:
حسابرسان داخلی در ابتدای حسابرسی با کارکنان واحد مورد رسیدگی، گفتگوهای زیادی را انجام میدهند و درباره ساختار کنترل داخلی پرسشهایی را مطرح مینمایند. حسابرسان داخلی برای این پرسش و پاسخ معمولاً از پرسشنامههای هدفمندی استفاده مینمایند که از پیش تنظیم شده باشد.
این پرسشنامهها میتواند تفصیلی باشد و پرسشهای فراوانی دربارة محیط کنترلی، شیوههای کنترل، میزان دستیابی به هدفهای کنترل داخلی مطرح نماید. پرسشها باید به گونهای باشند که واحد مورد رسیدگی تنها بتواند پاسخهای خود را به صورت آری / خیر یا جوابهای کوتاه ارائه نمایند، بدین ترتیب تکمیل آن دشوار و زمانبر نباشد.
پرسشنامه کنترلهای داخلی عیبهایی به شرح زیر دارد:
الف) تکمیل و نتیجهگیری از آن زمانبر است.
ب) واحد مورد رسیدگی میتواند پاسخ موردنظر حسابرس را دریابد امّا پاسخهای غیرواقعی یا بدون توجه کافی ارائه دهد.
پ) تهیه پرسشنامههای کنترل داخلی، کاری دشوار و زمانبر است.
با وجود این عیبها پرسشنامه کنترل داخلی اطلاعات باارزشی را در اختیار حسابرسان داخلی قرار میدهد.
شواهد حسابرسی
یکی از عمدهترین کارهای حسابرسی داخلی، گردآوری شواهد حسابرسی برای پشتیبانی از قضاوتهای حرفهای است. برخی حسابرسان میگویند شواهد حسابرسی، مرکز اصلی فعالیتهای حسابرسی داخلی است. گزارش حسابرس، محصول کار است و شواهد حسابرسی، محتوای حسابرسی داخلی.
استانداردهای مربوط به شواهد حسابرسی
استانداردهای حسابرسی داخلی بر اهمیت شواهد حسابرسی تأکید دارد. یکی از استانداردها چنین بیان میدارد “حسابرسان داخلی باید مجموعهای از اطلاعات را (شواهد) به عنوان پشتوانه نتیجهگیریهای خود گردآوری، تحلیل، تفسیر و مستند کنند” و در ادامه چنین بیان میدارد:
* حسابرسان داخلی باید اطلاعات مرتبط با هدفها و دامنه حسابرسی را گردآوری کنند.
* شواهد حسابرسی باید کافی، قابل قبول، مربوط و مفید باشد تا بتواند پشتوانه مناسبی را برای یافتهها و پیشنهادهای حسابرسی فراهم کند.
* روشهای گردآوری و تحلیل شواهد حسابرسی باید در ابتدای کار، مشخص و بر حسب لزوم گسترش یا تغییر یابد.
* برای رعایت بیطرفی و دستیابی به هدفهای حسابرسی داخلی باید بر گردآوری، تحلیل و مستند کردن شواهد حسابرسی، نظارت کافی بعمل آید.
* شواهد حسابرسی داخلی باید در کاربرگهای حسابرسی مستند شود و این کاربرگها مورد بررسی قرار گیرد.
انواع شواهد حسابرسی
طرحهای گوناگون طبقهبندی شواهد حسابرسی به وجود آمده است تا حسابرسان داخلی را در ارزیابی نقش هریک از شواهد حسابرسی موجود در مجموعه اطلاعات گردآوری شده، یاری کند. 4 نوع از این انواع طرحهای طبقهبندی شواهد به شرح زیر میباشد:
* منابع شواهد حسابرسی
* روشهای حسابرسی
* میزان قانع کنندهگی
* مقررات قانونی
طبقهبندی شواهد حسابرسی بر اساس منابع
شواهد درون سازمانی:
شواهد درون سازمانی عبارت است از اطلاعات و گزارشهایی که قسمت مورد رسیدگی آن را تهیه کرده است. برای مثال، کارت ساعت ورود و خروج کارکنان به دلیل اینکه در درون قسمت مورد رسیدگی تهیه و نگهداری میشود، جزء شواهد داخلی محسوب میگردد. شواهد داخلی معمولاً در مقایسه با شواهدی که اشخاص یا مراجع خارج از قسمت مورد رسیدگی در تهیه یا پردازش اطلاعات آن به نوعی دخالت داشته است، کمتر قانع کننده است.
شواهد درون سازمانی- برون سازمانی: برخی اطلاعات توسط قسمت مورد رسیدگی تهیه و سپس از طریق عملیات اشخاص یا مراجع برون سازمانی به نوعی مورد پردازش قرار میگیرد. برای مثال، چک صادرشده توسط قسمت مورد رسیدگی، توسط بانک پردازش میشود.
اطلاعات و شواهد درون سازمانی – برون سازمانی به شرح فوق نسبت به اطلاعات درون سازمانی از اعتبار بیشتری برخوردار است اما، هردوی آنها توسط قسمت مورد رسیدگی تهیه میشوند، از اینرو ممکن است در معرض گرایش یک طرفه قسمت مورد رسیدگی قرار بگیرد.
شواهد برون سازمانی – درون سازمانی:
بسیاری از انواع اطلاعات توسط اشخاص یا نهادهای خارج از قسمت مورد رسیدگی تهیه میشود و سپس توسط قسمت پردازش و نگهداری میشود. صورت حسابهای خرید کالا و خدمات نمونهای از این شواهد میباشد که معمولاً توسط حسابرسان داخلی مورد رسیدگی قرار میگیرد. اینگونه شواهد به دلیل آنکه از سیستم قسمت مورد رسیدگی عبور میکند ممکن است تغییر یابد، مورد سوء استفاده قرار گیرد یا گم شود که این ممکن است از میزان اعتبار آنها کم کند.
شواهد برون سازمانی:
شواهدی که توسط اشخاص یا نهادهای برون سازمانی تهیه میشود و بدون عبور از سیستم عملیاتی قسمت مورد رسیدگی، مستقیماً بدست حسابرسان داخلی میرسد و بیشترین قابلیت اعتماد را دارد. اسناد مالکیت املاک که توسط اداره ثبت اسناد صادر و توسط حسابرسان مورد رسیدگی قرار میگیرد نمونهای از آن میباشد.
مسائل خاص در ارتباط با استفاده از منابع برون سازمانی
یکی از کارهایی که امروزه بطور معمول در شرکتها رایج شده، دریافت کالا و خدمات از دیگر مؤسسات با عنوان “استفاده از منابع درون سازمانی” است که براساس آن مؤسسات دیگر، خدماتی مثل نگهبانی و نظافت ساختمان، امور دفتری و حتی خدمات حسابرسی داخلی را برای یک شرکت انجام میدهند.
کوچکترشدن مؤسسات و شرکتها در اثر شرایط سخت و نامساعد اقتصادی و فشارهای رقابتی، گاه باعث شده است اینگونه مؤسسات به جای استفاده از کارکنان تمام وقت، از فروشندگان و ارائهکنندگان خدمات استفاده کنند.
استفاده از منابع برون سازمانی دارای پیچیدگیهای خاصی است که به شواهد و مدارک در دست مربوط میشود. آیا این شواهد، برون سازمانی است. برون سازمانی – درون سازمانی است یا ترکیبی خاص است؟ از آنجا که استفادهکنندگان از منابع برون سازمانی اغلب تعدادی از منابع تأمینکننده خدمات را زیرنظر یکی از کارکنانش بکار میگمارد، بسیاری از اسناد و مدارک گردآوری شده به نوعی محصول مشترک درون سازمانی و برون سازمانی محسوب میشود.
زمانی که درباره آثار تکنولوژی بر وظایف واحد حسابرسی داخلی بحث میکنیم، سیستمهای مبادله الکترونیکی اطلاعات را (E.D.P) مطرح خواهیم کرد که در آن، کامپیوترهای فروشنده و مشتری برای انجام معامله با یکدیگر صحبت میکنند.
اینگونه ارتباطات، حذف انبار موجودیها و دیگر موارد مدیریت را آسان میکند که برای حفظ موقعیت تأمینکننده اصلی، به دسترسی سریع به اطلاعات مشتری نیاز دارد. گرچه از دیدگاه دسترسی به اطلاعات و همچنین، تجارت بدون کاغذ، مبادله الکترونیکی اطلاعات یک مزیت به حساب میآید، اما استفاده از آن مستلزم کنترلهایی است که به نوبهی خود میتواند برکیفیت و ویژگیهای شواهد اثر بگذارد.
طبقهبندی شواهد حسابرسی براساس روشهای حسابرسی
یکی از روشهای طبقهبندی شواهد حسابرسی، طبقهبندی براساس راههای گردآوری آن است. روشهای خاصی که در این کتاب بحث میشود، فراوانی روشهای حسابرسی را نشان میدهد که بر حسب شرایط، بکار گرفته میشود.
مصاحبه:
روشهای مصاحبه شامل گفتگوهایی است که حسابرسان داخلی با قسمت مورد رسیدگی، کارکنان ردههای مختلف شرکت که با قسمت مورد رسیدگی سروکار دارند و طرفهای مستقل برون سازمانی، انجام میدهند. شواهد تأییدشده از دیدگاه کسب شناخت از عملیات قسمت مورد رسیدگی و تشخیص دلایل احتمالی ایرادها و نوسانهای غیرعادی رخ داده در عملیات قسمت مورد رسیدگی برای حسابرسان داخلی از اهمیت ویژه برخوردار است.
انجام دادن مصاحبه حسابرسی بطور موفق به عوامل زیادی بستگی دارد. مصاحبهکننده باید دقت کند که پاسخهای مصاحبهشونده را تحریف نکند. شهادتها باید به دقت ثبت و در صورت امکان، با مدارک مؤثق اثبات شود. شهادت اشخاص ثالث در برخی موارد میتواند کافی باشد.
محاسبه مجدد (یا واگردانی):
اعدادی که حسابرس داخلی خود بطورمستقل محاسبه مجدد(یا واگردانی) میکند مشاهدهای واقعی، عینی و قابل محسوب میشود. اما، دامنه اطلاعات دراین زمینه به نسبت محدود است.
رسیدگیهای تفصیلی:
رسیدگی تفصیلی عبارت است از آزمون اسناد و مدارکی که به عنوان پشتوانه فعالیتها و معاملات تهیه شده است. این گونه اسناد و مدارک، شواهد مستقیم تلقی میشود، برعکس شواهدی که صرفاً در یک یا دو حافظه کارکنان جای دارند و جزء شواهد غیرمستقیم طبقهبندی میگردد.
در رسیدگیهای تفصیلی، شواهدی که باید گردآوری شود را هدف حسابرسی تعیین میکند. هدف حسابرسی مبنای گزینش روشهای تفصیلی است. دو روش در حسابرسی متداول است که یکی را “سندرسی” و دیگری را “ردیابی” گویند.
سندرسی:
عبارت است از آزمون ماندههای ثبت شده از طریق رسیدگی به اسناد و مدارک پشتوانه آن. درمقابل، روشهای ردیابی: که با اسناد و مدارک اولیه شروع میشود و تا ثبت رویدادها در چرخههای پردازش مربوط ادامه مییابد.
مشاهده/بازرسی:
این تفکر که “مشاهده ایجاد باور میکند”، به روشهای مشاهدهای قدرت متقاعدکنندگی میبخشد. هر شاهده عینی که مورد رسیدگی قرار میگیرد، از اسناد و مدارک قانونی گرفته تا داراییهای مشهود، شواهدی محسوب میشود که با مشاهده یا بازرسی گردآوری شده است.
بین روشهای مشاهده و بازرسی معمولاً تمایزی وجود دارد. حسابرس داخلی فعالیتهایی چون اجرای روشهای سیستم را “مشاهده” میکند. حسابرس داراییهای مشهود را “بازرسی” مینماید.
پویش (وارسی)
پویش(وارسی) به منظور شناسایی موارد غیرعادی انجام میشود. اثربخشی روشهای پویش به توانایی حسابرس داخلی درتشخیص موارد غیرعادی از میان انبوهی از اطلاعات و علامتگذاری آن بستگی دارد. بدیهی است هرچه اطلاعات، انبوهترباشد، احتمال بروز خطا واشتباه به هنگام اجرای روشهای پویش، افزونتر خواهد بود.
نمونهگیری آماری:
بسیاری از نتیجهگیریهای حسابرسی براساس شواهد حاصل ازنمونهگیری است. خطر نمونهگیری عبارت است ازاحتمال اینکه اقلام گزیده شده، معرف جامعه مورد نمونهگیری نباشد. خطر غیرنمونهگیری، صرفنظر از آماری بودن یا نبودن نمونهگیری، همواره وجود خواهد داشت. خطر غیر نمونهگیری از اشتباه در اجرای حسابرسی، شامل: انتخاب یک روش نامناسب حسابرسی، اجرای نادرست یک روش حسابرسی و یا نتیجهگیری نادرست، ناشی میشود.
تأییدخواهی:
تأییدخواهی یعنی تأییدیه کتبی که درخواست آن را حسابرس تهیه میکند، شخص ثالثی آن را تکمیل مینماید و سپس مستقیماً به حسابرس بازمیگرداند. تأییدخواهی درمورد مانده حسابهای دریافتنی بسیار متداول و منظور این است که مشتری، مانده بدهی خود را که به وی اعلام میشود، تأیید کند. به همین ترتیب، تأیید برای مانده حسابها، اعتبارات، وامها و وثیقهها و مواردی مشابه از بانکها درخواست میشود.
روشهای تحلیلی:
هرگاه حسابرس داخلی، روابط بین مجموعههایی از اطلاعات را با هم مقایسه کند، گویند روشهای تحلیلی را انجام میدهد. حسابرس داخلی با این شیوه، انتظارات خود را از این که اطلاعات چه روابطی باید با یکدیگر داشته باشند، تدوین میکند و سپس با مقایسه روابط واقعی با روابط مورد انتظار، تغییرات و نوسانات غیرعادی یا بدون توجیه را مشخص و جدا مینماید.
مقایسههای دوره به دوره:
متداولترین روش تحلیلی، “تحلیل نوسانها” نام دارد. مقایسه اطلاعات امسال با سال گذشته، این سه ماهه با سه ماهه گذشته یا این سه ماهه با سه ماهه مشابه سال گذشته، مثالهایی از مقایسههای دوره به دوره است. مقایسههای دوره به دوره چون تنها دو برهه از زمان را مقایسه میکند و به آثار تغییرات رخ داده درعملیات یا محیط واحد مورد رسیدگی نمیپردازد، دارای محدودیتهای آشکاری است.
مقایسه بودجه با اطلاعات واقعی:
بودجهها اغلب ملاک و معیار مناسبی را برای اندازهگیری و ارزیابی خطرهای مرتبط با بسیاری از فعالیتها، فراهم میکند. بدیهی است در این مقایسهها پیش فرض آن است که بودجه، به درستی و با دقت و برای یک هدف معقول تهیه شده است. چنانچه بودجهای بطور نادرست تهیه شده باشد، بطور مرتب مورد دستکاری قرار گیرد یا به هر حال، معقول نباشد، مفید بودن آن به عنوان یک معیار، از بین میرود.
روابط بین حسابها:
سیستم حسابداری دوطرفه، حسابهای مختلفی را ایجاد میکند که بطور خودکار با یکدیگر ارتباط دارند. با آزمون روابط بین حسابها میتوان هرگونه اشتباه در طبقه بندی رویدادها و معاملات یا نحوه عملهای نادرست حسابداری را شناسایی کرد.
مقایسه با اطلاعات (یا متوسطهای) صنعت: اطلاعات (یا متوسطهای) صنعت، معیارها و ملاکهایی برون سازمانی را برای سنجش منطقی بودن نسبتها و روندهای (قسمت واحد مورد رسیدگی) فراهم میکند.
مقایسه با اطلاعات مربوط به عملیات:
اینگونه مقایسهها احتمالاً تقلبهای فاحش ناشی از موجودیهای ثبتشده به میزانی بیش از ظرفیت تولید یا هزینههای حقوق و دستمزد بیش از سطح تولید را آشکار میکند. حتی در مواردی که اشتباه کاری عمدی وجود نداشته باشد، اینگونه مقایسهها میتواند به تعیین کیفیت مستندات و سیستم حسابداری واحد مورد رسیدگی کمک کند.
مقایسه با اطلاعات اقتصادی:
حسابرسان داخلی با مقایسه خلاصههای عملکرد با اطلاعات اقتصادی میتوانند روندها و روابط کلی را ارزیابی و اغلب، خطرهایی را آشکارکنند که بدون این مقایسهها احتمالاً پنهان باقی میماند.
مقایسه با اطلاعات غیرمالی:
مقایسههای اطلاعات و روندهای غیرمالی گوناگونی وجود دارد که میتواند برای حسابرسان داخلی سودمند و با ارزش باشد.
طبقه بندی شواهد حسابرسی براساس میزان متقاعدکنندگی
حسابرسان داخلی برای تکمیل شواهد موجود، سه سطح اولیه برای قابلیت اعتماد شواهد را در نظر میگیرند:
1- اعتماد کامل : یعنی شواهد به تأیید نیاز ندارد (روش بی طرفانه) مثل شمارش عینی یا مشاهده حضوری حسابرسان.
2- اعتماد نسبی : شواهد تا حدودی قابل اعتمادند نیاز به تأیید دارد. مثل روشهای پرسوجو ممکن است به روشهای تحلیلی پیگیرانه یا آزمون تفصیلی نیاز داشته باشد.
متقاعد کنندگی نسبی انواع شواهد حسابرسی
شواهد حسابرسی قوی شواهد حسابرسی ضعیف
عینی ذهنی
کتبی اظهار نظر شخصی
اظهار نظر آگاهانه یا کارشناسانه اظهار نظر با اطلاعات ناقص و ناکافی
مستقیم غیر مستقیم
مستقل از عملیات قسمت مورد رسیدگی تهیه شده توسط قسمت مورد رسیدگی
نمونه گیری آماری نمونه گیری غیر آماری
تائید شده تائید نشده
برگرفته از مدارکی که به موقع تهیه شده است برگرفته از مدارکی که پس از گذشت زمان تهیه شده است
3- بی اعتماد :
شواهدی که به خودی خود قابل اعتماد نیستند مثلاً آماری که از طرف واحدهای مورد رسیدگی است. مثلاً سرپرست انبار اگر بخواهد موجودی انبار را گزارش کند حسابرس داخلی نباید مبنای عمل را حرف او قرار دهد بلکه باید انبارگردانی را انجام دهد. در مورد اینکه انبارگردانی چیست و چگونه انجام میشود در مقاله اش بیشتر بخوانید.
طبقه بندی شواهد حسابرسی براساس مقررات قانونی:
یکی از وظایف حسابرسان گزارش تقلب در سازمانهاست که باید به مراجع قانونی گزارش کنند لذا برای اثبات باید مستندات و شواهد را تهیه کنند. شواهد قانونی مانند:
مستقیم :
قوی ترین شواهد محسوبمیشوند و شواهدی که بصورت مستقیم و توسط شخص بازرسی و انجام گردیده و اسناد و مدارک لازم گواه بر عینت است.
نقل قول (شایعه) :
شواهد نقل قول (دست دوم) که برای اثبات، نیاز به بازجویی است و دادگاه تمایلی به اینگونه شواهد ندارد.
مدارک کتبی:
هر نوع اصل سند (قرارداد – سند مالکیت …) را گویند و اصل سند الزامی است مگر در موارد خاص مثل آتش سوزی رونوشت یا کپی هم کافیست.
اظهارنظر : فقط اظهار نظر کارشناسان صلاحیتدار و بیطرف قابل استناد است نه افراد عادی.
قرینه (یا قراین):
وقتی شواهد مستقیم دردسترس نباشد از قرینه استفاده شود و پشوانه شواهد تلقی میشود و متقاعد کننده نیستند.
بهترین شواهد/شواهد دست دوم:
برخی از شواهد اصل و نگهداری آنها هم هزینه بر است و هم دردسر آفرین بنابراین بنا به دستور دادگاه تصاویر آنها نگهداریمیشود، مثل دفاتر ثبتهای اولیه یک واحد تجاری
شواهد مؤید :
شواهدی که شواهد دیگر را پشتیبانی کند و هرچه تعداد بیشتر باشد قانع کنندهتر است.
شواهد قطعی :
شواهدی که از طریق آن نتیجه قطعی گرفت. و شواهد قرینه قطعی نیست و شواهد قطعی همراه با شواهد مؤید را قطعی گویند.
منتظر تاپیک های بعدی نیز باشید
سهیل سرلک